Kernprincipe
De AI Vergaderanalist werkt bron-eerst. Eerst selecteert u bronnen: een onderwerp, document, vergadering, agendapunt, notulen, besluitenlijst, bijlage of audiofragment. Daarna gebruikt u AI om precies die selectie te laten samenvatten, controleren, uitleggen of omzetten naar een bruikbare werktekst.
Kern-drie-eenheid plus twee AI-signaleringslagen
Vergaderingen is de behandelroute van Raadswerk: hier controleert u wanneer iets op de agenda stond, welke documenten erbij hoorden, wat in notulen of besluitenlijst staat en welke audio-, transcript- of fragmentsamenvatting beschikbaar is.
Gebruik de Dossierhub voor de afgebakende bron- en werkset, de Dossieranalist voor brede rolgerichte duiding, en Vergaderingen voor de formele behandeling. Raadsmonitor en RaadsRadar zijn aanvullende AI-functies voor motiepatronen en nieuwsactualiteit; hun signalen worden pas bewijsbaar wanneer u ze terugleidt naar dossier- en vergaderbronnen.
Welke functies zitten in Vergaderingen?
Selecteer bronnen
Zoek met kernwoorden of kies direct een vergadering. De resultaten vormen de bronset waar de Vergadercoach daarna mee werkt.
Filter en wissel weergave
Verfijn op jaar, datum, vergadersoort, documentsoort, spreker of bronlaag. Bekijk de selectie als lijst of als tegels.
Rolgerichte werkvragen
Kies raadslid, griffier, wethouder, beleid, burger of journalist voor passende voorbeeldvragen en een andere leesrichting.
Vraag AI over bronset
Stel na het selecteren een vraag. U ziet een voortgangsmelding, kunt stoppen, en het antwoord blijft boven de resultaten staan.
Audiofragmenten
Bij vergaderingen met opname ziet u fragmenten per agendapunt en waar beschikbaar per spreker, met directe bronlink.
Transcript en samenvatting
Maak van een gekozen audiofragment een opgeschoonde werktekst en korte fragmentsamenvatting. De originele opname blijft leidend.
Leesvolgorde en besluitcheck
Laat de selectie ordenen: welke stukken eerst, wat is besproken, wat is besloten en waar zitten onzekerheden?
Broncontrole
Open vanuit resultaten en antwoorden de originele NotuBiz- of gemeentelijke bron, zodat elke conclusie controleerbaar blijft.
Hele vergadering doorzoeken
Kies een vergadering en stel daarna een AI-vraag over de gekoppelde agenda, stukken, notulen, besluitenlijsten, audiofragmenten, AI-transcripties en fragmentsamenvattingen.
AI-transcriptiepilot
Bij vergaderingen met media kan de pilot fragmenten per agendapunt of spreker ophalen, afspelen, automatisch uitschrijven en door AI laten samenvatten als controleerbare fragmentbriefing.
AI-verrijking
Ruwe spreektaal wordt omgezet naar een opgeschoonde AI-transcriptie met korte samenvatting, behoud van broncontext en duidelijke koppeling naar de originele opname.
Gebruik in vier stappen
- Kies een ingang: zoek op onderwerp/document of selecteer een bekende vergadering.
- Richt de selectie: kies eventueel rol, vergadersoort, datum, documentsoort, spreker of sortering.
- Vraag gericht AI: stel een vraag over de zichtbare selectie of over de gekozen vergadering.
- Controleer bronnen: open daarna de gemeentelijke bron, notulen, besluitenlijst, bijlage of opnamefragment.
Start met onderwerp of document
Voor kernwoorden, combinaties, documentsoorten, datumwoorden en bronnummers. Dit is de beste route als u nog niet weet in welke vergadering het onderwerp zit.
Start met een vergadering
Voor gebruikers die datum, raad, commissie of vergadering al kennen. De bronset wordt dan beperkt tot die vergadering, agenda, gekoppelde stukken en waar beschikbaar audiofragmenten.
Zoeken en filters
warmtenet tram: zoekt bronnen met een van deze woorden.parkeren +centrum: centrum is verplicht.warmtenet -concept: sluit conceptstukken uit."openbare ruimte": zoekt een exacte woordgroep.meeting:1393260 of doc:16678458: zoek direct op vergader- of documentnummer.- Filters verfijnen daarna dezelfde zichtbare bronset op vergadersoort, jaar, datum, documenttype en sortering.
Rollen en voorbeeldvragen
Een rol start geen AI. De rol kiest alleen logische voorbeeldzoektermen en werkvragen.
- AI voor raadslid: welke stukken eerst, controlepunten, open eindes en vragen.
- AI voor griffie: agenda, notulen, besluitenlijst, besluitspoor en ontbrekende stukken.
- AI voor wethouder/beleid: risico's, uitvoering, beantwoording en opvolging.
- AI voor inwoner: gewone taal, wat is besproken of besloten en welke bron eerst open moet.
- AI voor journalist: reconstructie, tijdlijn, onzekerheden en bronbewijs.
Vraag AI over bronset
Na het selecteren van bronnen kan de Vergadercoach een briefing, besluitcheck, leesvolgorde of uitleg maken over de huidige zichtbare selectie of gekozen vergadering.
- Gekozen vergadering: de AI gebruikt de gekoppelde vergadering, agenda, stukken en beschikbare fragmentcontext.
- Zichtbare selectie: bij veel resultaten gebruikt de AI alleen de bovenste zichtbare bronnen om het antwoord controleerbaar te houden.
- Geen vrij fantaseren: als stukken, notulen of fragmenten ontbreken, moet de AI dat als beperking tonen.
Afwezig bewijs: "niet zichtbaar in deze bronset"
De Vergadercoach mag alleen werken met de gekozen vergadering of zichtbare vergaderbronset. Als u vraagt naar een besluit, agendapunt, notulenpassage of audiofragment dat niet in die selectie staat, moet de AI dat expliciet melden als niet zichtbaar in deze bronset.
Getest voorbeeld: we kozen een jeugdzorg-raadsinformatieavond als bronset en vroegen naar een besluit over warmtenet Groenoord. Het goede antwoord is dan niet zoeken buiten de vergadering, maar melden dat een warmtenetbesluit niet zichtbaar in deze bronset is. De bronset bewijst alleen wat in deze vergadering, agenda, stukken of fragmentcontext zichtbaar is.
- Voor raadslid: voorkomt dat voorbereiding leunt op een besluit dat in deze vergadering niet zichtbaar is.
- Voor griffie: helpt ontbrekende notulen, besluitenlijsten, stukken of agendering scherp te benoemen.
- Voor journalist/inwoner: maakt duidelijk wat in deze vergadering bewijsbaar is en wat een vervolgzoekactie vraagt.
- Vervolgactie: zoek breder in Vergaderingen, kies een andere vergadering of ga naar Dossierhub/Dossieranalist voor het formele dossierbrede spoor.
Video, audio, AI-transcriptie en fragmentsamenvatting
Bij vergaderkaarten met NotuBiz-media verschijnt Audiofragmenten. Daarmee kunt u per agendapunt en sprekerfragment de video bekijken, de bron openen, een bronverwijzing kopieren, een AI-transcript maken en een korte samenvatting van het fragment gebruiken. De audiopilot zet ruwe spraak om naar controleerbare audio-intelligentie.
- Bekijk fragment: toont het video/audiofragment direct in de Vergaderhub.
- Maak AI-transcript: knipt alleen het gekozen fragment en laat onze AI er een opgeschoonde, leesbare werktekst van maken.
- Fragmentsamenvatting: vat het gekozen audiofragment kort samen, zodat snel duidelijk is wat besproken, toegezegd of betwist is.
- Leesbaarder maken: maakt spreektaal leesbaarder, maar verandert geen formele bronstatus.
- Pilotgrens: in deze pilot wordt per klik een kort fragment verwerkt, zodat wachttijd en foutkans beheersbaar blijven.
- Bronstatus: AI-transcriptie en samenvatting zijn aanvullende controlehulpen, geen vervanging van notulen of besluitenlijst.
AI Vergaderanalist of AI Dossieranalist?
Gebruik de AI Vergaderanalist voor wat wanneer is besproken, welke stukken bij een vergadering horen en welke audio-/transcriptcontext beschikbaar is. Gebruik de Dossierhub om de formele bronset te vinden, filteren en vast te zetten. Gebruik de AI Dossieranalist voor bredere beantwoording: motie, vraag, toezegging, besluit, status, risico, tijdlijn en bestuurlijke bronweging over meerdere bronfamilies heen.
